Por: Sebastián Zapata

Hay un asunto que resultaba curioso al principio y retador después: he tenido la fortuna por mi experiencia, de interactuar con cientas de organizaciones sociales en al menos 16 países de América y el Caribe, esa interacción ha sido principalmente digital, procurando espacios uno a uno o en grupos pequeños donde pudiera notar mejor los detalles.

Entre los puntos destacados hubo uno en particular que pocas veces se ausentó: el ambiente inquieto cuando aparecía la palabra tecnología.

«Ah, yo no sabía que íbamos a hablar de tecnología sino había mandado al Ingeniero”, “A mi en la casa los que me ayudan con todo eso son mis hijos”, “A los ingenieros les pagan mucha plata en otras empresas y no tenemos cómo traer uno”, y una de las que me generaba mayor impotencia: por ahora no vamos a implementar nada porque tenemos que resolver una información envolatada.

Experiencias de conversaciones.

La gran asociación, que se hace entre tecnología y dispositivos electrónicos o hardware, deja anulado o casi invisible la formas de combinar los recursos con los que contamos: el know how de cada organización para proponer soluciones a problemas sociales.

No muy lejos tenemos la herramientitis, ese afán de escuchar algo “novedoso” y estar convencidos de que es la solución a todos los problemas de una organización, sin estrategia, implementado a las malas, sin tener en cuenta al equipo y generando reprocesos.

Hecha la claridad de que una herramienta responde a una estrategia, y no al revés, considero importantes estas alternativas al servicio del conocimiento y la disposición de cada líder en su organización .

Comienzo: 

Sistemas de gestión de información y comunicación Institucional: Administración de dominios, correos electrónicos, calendario, entre otras.

No es sólo porque se vea más profesional o bonito, es porque las organizaciones deben ser las más interesadas en el Gobierno de su información. 

  • Alternativas: Acá pueden elegir entre (nada más y nada menos) Microsoft y Google. Para Colombia y otros 13 países en América, el programa es operado por MAKAIA y pueden solicitar su ingreso acá.
  • Sin que sea necesario un dominio (pero sí lo recomiendo por identidad) también los invito a implementar Slack, es una herramienta bacanísima y la versión gratuita tiene pocas limitaciones.

Gestión de Relacionamiento con Clientes/Usuarios CRM

Todas las personas (o casi todas) decimos que los usuarios son nuestra razón de ser, pero ¿siempre tenemos eso concebido en la estrategia y desarrollamos actividades para eso? las investigaciones dicen que no, entonces acá unas ayuditas. 

  • HubSpot tiene una versión gratuita que además se integra con la suite de Google. 
  • Salesforce además del CRM tiene funcionalidades para gestión de donaciones y seguimiento de programas.

Gestión contable y facturación electrónica (obligatorio cumplimiento)

Un gran número de organizaciones sociales tienen retos de sostenibilidad financiera, y uno de los primeros pasos cambiar esa situación, definitivamente tiene que ver con ordenar su información contable.

  • Alegra es un software en la nube, que abre la posibilidad a organizaciones sociales para tener el mejor plan de forma gratuita.
  • Endeavor hace un tiempo compartió una herramienta muy chévere para proyección financiera y flujo de caja. En Opacif estamos en la tarea de construir otros recursos de este tipo optimizados para ONG.

Trabajo colaborativo y espacios de cocreación en la nube

Personalmente he disfrutado mucho de estas herramientas para el trabajo con el equipo, lo propongo conociéndolo a la 10% y menos de una semana las personas están creando cosas maravillosas por ahí.

  • Miro permite hacer tableros, tiene flujos predeterminados y la participación de muchas personas al tiempo. La versión gratuita tiene hasta 3 tableros, con mi equipo vamos en 2.
  • Asana es sinónimo de organizar el trabajo del equipo, comunicarlo y avanzar en la priorización. La versión gratuita permite crear un equipo de proyecto con 15 usuarios.

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